流程優(yōu)化方法有哪些，企業(yè)進(jìn)行流程優(yōu)化離不開(kāi)的四大步驟

流程優(yōu)化方法有哪些，企業(yè)進(jìn)行流程優(yōu)化離不開(kāi)的四大步驟

營(yíng)銷(xiāo) 2020-06-19 11:52:31 華信孜尋 views

當(dāng)前企業(yè)外部環(huán)境的變化和內(nèi)部規(guī)范管理的要求促使企業(yè)不斷進(jìn)行業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化，以提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，實(shí)現(xiàn)企業(yè)快速、穩(wěn)定、可持續(xù)發(fā)展。

本文來(lái)介紹一下流程優(yōu)化的簡(jiǎn)易四步法：界定問(wèn)題、分析問(wèn)題、制定舉措、落地實(shí)施。

第一步：界定問(wèn)題

我們習(xí)慣性的用上面的這種思路梳理我們面臨的問(wèn)題，這樣做使我們可能會(huì)面臨幾十甚至上百個(gè)問(wèn)題，沿著這種思路逐一解決問(wèn)題，可能導(dǎo)致我們的工作南轅北轍！

那么怎么界定問(wèn)題……

其實(shí)，現(xiàn)狀與目標(biāo)之間的差距就是問(wèn)題！

這種差距一般體現(xiàn)在四個(gè)方面：效率、風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量和成本。

因此，界定問(wèn)題的第一步就是理清目標(biāo)，從外部客戶(hù)到內(nèi)部客戶(hù)、實(shí)現(xiàn)需求和目標(biāo)傳遞：

（1）效率：縮短流程處理時(shí)間，提供流程運(yùn)行效率

（2）風(fēng)險(xiǎn)：通過(guò)關(guān)鍵控制點(diǎn)的設(shè)立來(lái)降低法律、政策、財(cái)務(wù)、運(yùn)營(yíng)等風(fēng)險(xiǎn)

（3）質(zhì)量：使產(chǎn)品和服務(wù)始終保持在優(yōu)質(zhì)水平

（4）成本：降低資源（人財(cái)物）消耗，提高資源使用效益

同時(shí)，流程優(yōu)化目標(biāo)應(yīng)體現(xiàn)客戶(hù)需求、符合“SMART”原則，即目標(biāo)要有明確性、可衡量性、可實(shí)現(xiàn)性、關(guān)聯(lián)性、及時(shí)性。

界定問(wèn)題的第二步：找到差距

我們可以通過(guò)流程現(xiàn)狀拍照明確差距，也就是通過(guò)流程問(wèn)題的預(yù)梳理對(duì)流程現(xiàn)狀進(jìn)行拍照，一般可以從流程指標(biāo)數(shù)據(jù)和流程問(wèn)題收集兩個(gè)方面入手，例如：

第二步：分析問(wèn)題

分析問(wèn)題的第一步：收集信息。一般項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中可采用問(wèn)卷、訪談、流程穿越的方法來(lái)收集信息。

分析問(wèn)題的第二步：整理分析。通過(guò)整理分析，從問(wèn)題現(xiàn)象發(fā)現(xiàn)導(dǎo)致問(wèn)題的原因，再進(jìn)一步剖析問(wèn)題本質(zhì)。

本文介紹一個(gè)項(xiàng)目中常用的流程問(wèn)題整理分析方法：多層次的5W2H

我們以客戶(hù)滿意度下降為例進(jìn)行5W2H分析：

第三步：制定舉措

根據(jù)問(wèn)題分析結(jié)果并結(jié)合流程優(yōu)化方法，形成流程優(yōu)化方案，常用流程環(huán)節(jié)優(yōu)化方法有：清除、簡(jiǎn)化、增加、整合、自動(dòng)化、重排、替代等。

優(yōu)化舉措好不好？有一些具體可參照的標(biāo)準(zhǔn)：

涉及到組織：要求職責(zé)界面清晰、授權(quán)明確、工作內(nèi)容不交叉不遺漏

涉及到流程：要求端到端考慮，從客戶(hù)需求到客戶(hù)滿意全流程貫通

涉及到人員：要求人崗適配，職責(zé)清晰

涉及到機(jī)制：激勵(lì)與約束協(xié)同，激勵(lì)導(dǎo)向明確

涉及到業(yè)務(wù)活動(dòng)：要求要素what、who、where、when、how等要素齊全

涉及到實(shí)施過(guò)程：要求PDCA全過(guò)程閉環(huán)

涉及到質(zhì)量控制：要求人、機(jī)、料、法、環(huán)、測(cè)六要素控制到位

涉及具象化對(duì)象：要求全生命周期管理健全。

第四步：落地實(shí)施

實(shí)施階段制定實(shí)施計(jì)劃：明確優(yōu)化任務(wù)分工、明確時(shí)間進(jìn)度控制、明確質(zhì)量目標(biāo)控制、實(shí)施計(jì)劃內(nèi)部一致，最終形成制度流程文件及相關(guān)配套、IT改造、宣貫培訓(xùn)與跟蹤評(píng)估。

業(yè)務(wù)流程管理是企業(yè)管理水平的體現(xiàn)，它決定著企業(yè)的運(yùn)作質(zhì)量和效率。優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，加強(qiáng)企業(yè)流程管理，是企業(yè)低成本、高效運(yùn)營(yíng)的保證。

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